Philipp Burk
Unser Sommer- und Weihnachtsfeiern gelten als legendär. Deshalb ist es Zeit für uns einen Blick hinter die Kulissen zu werfen. In dieser Ausgabe richten wir unser Spotlight auf einen der maßgeblichen Köpfe hinter unseren unvergesslichen Firmenfeiern.
Patrick ist seit November 2018 bei SPARKS am Standort Ingolstadt. Seit Beginn ist er im Marketing-Team. Später als Supervisior, mittlerweile als Head of Marketing & Communication. Gemeinsam mit Brigitte (Verlinkung zu ihrem Blogartikel) ist Patrick nicht nur das Gesicht hinter den Events, sondern auch der Erste, der bei den Feiern auftaucht, und der Letzte, der geht. Seine Hingabe zur Eventorganisation spiegelt sich in jeder Feier wider, und heute haben wir die exklusive Gelegenheit, Patrick in einem Interview näher kennenzulernen. Erfahrt, wie er zur Eventorganisation kam, was die größten Herausforderungen in der Eventorganisation sind und was er mit einem Budget von 100.000 Euro anstellen würde.
Frage: Wie bist du in die Welt der Eventorganisation eingestiegen? (Zeit vor SPARKS)
Frage: Wie bist du in die Welt der Eventorganisation eingestiegen? (Zeit vor SPARKS)
Antwort: Während meiner Zeit an der Fachoberschule habe ich bereits mit 18 Jahren begonnen lokale Events in den Clubs von Ingolstadt zu organisieren. Mein erste Clubveranstaltung war 2009 ein Disco Pogo Event im Maki in Ingolstadt, weitere folgten in den nächsten Monaten und Jahren. Bei diesen Veranstaltungen haben wir nicht nur die DJs und Live Acts organisiert, sondern auch Flyer gestaltet und alles andere geplant. Die Finanzierung erfolgte durch die Eintrittsgelder, die sämtliche Kosten wie DJs, Securitys und Ladenmiete deckten. Insgesamt habe ich etwa fünf oder sechs Partys mit verschiedenen Acts organisiert, wobei der größte Act damals Laas Unlimited war, ein deutscher Rapper und Wegbegleiter von Sido.
Während meines Studiums habe ich dann 8 Jahre lang in einer Ingolstädter Bar gearbeitet und dort jedes Wochenende DJ-Bookings und Parties organisiert. Dieser Zeit verdanke ich nicht nur den Kontakt zu einigen alten DJ-Freunden, die ich heute noch gerne bei SPARKS-Veranstaltungen buche, sondern verlieh mir auch wertvolle Einblicke in die Welt der Eventorganisation.
Frage: Würdest du die Eventorganisation zu dieser Zeit schon als professionell beschreiben oder eher als Hobby?
Antwort: Also, am Anfang waren diese Events definitiv ein Hobby. Wir haben das komplette finanzielle Risiko selbst getragen. Bei den ersten Partys ging es mehr um die Leidenschaft für gute Musik und die Freude am Feiern, als um das große Geld.
Als ich dann in der Bar jobbte, begann die Eventorganisation sozusagen als Minijob. Neben dem Mixen von Drinks habe ich jede freie Minute genutzt, um Partys zu planen und DJs zu buchen. Mit der Zeit hat sich das Ganze weiterentwickelt, und ich habe mich mehr auf die Organisation von Events konzentriert, bis es schließlich zu meiner Hauptaufgabe wurde. Es war also definitiv eine Entwicklung von einem enthusiastischen Hobby zu einer professionelleren Tätigkeit.
Frage: Wie ging es nach dem Studium weiter?
Frage: Wie ging es nach dem Studium weiter?
Antwort: Nach meinem Studium habe ich in einer Cross Media Agentur in Regensburg gearbeitet. Dort lag mein Fokus auf der Planung und Organisation von Großveranstaltungen, darunter Fahrzeugvorstellungen und Corporate Firmenevents. Die Projekte in der Agentur waren natürlich im Vergleich zu den Events in Clubs weitaus größer und seriöser. Wir organisierten Veranstaltungen für verschiedene große Unternehmen. In dieser Zeit habe ich alle rechtlichen Aspekte im Eventmanagement kennengelernt und auch erfahren wie wichtig Projektmanagement für große Veranstaltungen ist. Im Gegensatz zu Clubevents war hier viel mehr Struktur gefragt. Die Technik konnte beispielsweise erst ins Spiel kommen, wenn die Bühne stand, und alles musste zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Die Beachtung der Lieferketten ist viel wichtiger, je größer das Event ist.
Frage: Welche Eigenschaften oder Fähigkeiten sind deiner Meinung nach wichtig, um ein gutes Event zu organisieren?
Frage: Welche Eigenschaften oder Fähigkeiten sind deiner Meinung nach wichtig, um ein gutes Event zu organisieren?
Antwort: Um ein erfolgreiches Event auf die Beine zu stellen, sind meiner Meinung nach vor allem Kreativität und Ideenreichtum entscheidend. Oft stehen die Location und das Motto am Anfang noch offen, und hier kommt es darauf an, sich vorstellen zu können, wie diese Elemente harmonisch zusammenpassen und das gewünschte Publikum ansprechen. Die Fähigkeit, sich das Event bereits im Groben vor Augen zu führen, ist dabei essenziell.
Projektmanagement ist eine weitere Schlüsselkompetenz – dabei ist ein kühler Kopf gefragt, ohne jedoch das zur Verfügung stehende Budget aus den Augen zu verlieren. Das Einhalten von Fristen, das rechtzeitige Versenden von Einladungen und die Koordination der verschiedenen Lieferanten sind ebenso wichtig.
Aber am allerwichtigsten ist wohl die Fähigkeit, in stressigen Situationen Ruhe zu bewahren. Kaum ein Event verläuft komplett nach Plan, daher ist Flexibilität und die Gelassenheit, unvorhergesehene Herausforderungen zu meistern, von entscheidender Bedeutung.
Frage: Was kann den bei einem Event alles schiefgehen?
Frage: Was kann den bei einem Event alles schiefgehen?
Antwort: Bei Events ist die Liste der potenziellen Herausforderungen ziemlich lang. Da wäre zum Beispiel das Wetter – das ist eine Unbekannte, die man selten vollständig kontrollieren kann. Ein plötzlicher Ausfall eines Lieferanten kann ebenfalls für Turbulenzen sorgen. Und dann haben wir natürlich die Technik, die manchmal einfach nicht so will, wie wir es gerne hätten.
Ein gutes Beispiel ist unser Sommerfest, bei dem uns das Wetter dieses Jahr einen kleinen Strich durch die Rechnung gemacht hat. Man kann das nur bedingt verhindern, es sei denn, man hat ein riesiges Budget und kann sich einen erstklassigen Plan B leisten. Bei unserem 10-jährigen Jubiläum, einem Open-Air-Event, gab es für schlechtes Wetter keinen wirklichen Plan B. In solchen Momenten ist es eben wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren und das Beste aus der Situation zu machen. Hat ja auch alles geklappt.
Frage: Welche sind die Schlüsselaspekte bei der Organisation von Firmenevents?
Frage: Welche sind die Schlüsselaspekte bei der Organisation von Firmenevents?
Antwort: Einer der entscheidenden Schlüsselaspekte ist das Budget. Es gilt oft die Regel: je mehr Budget, desto besser. Budget beeinflusst nahezu alles – von der Wahl der Location über das Entertainment bis hin zu Catering und Dekoration. Aber auch bei begrenzten finanziellen Mitteln lässt sich ein cooles Event organisieren. Zum Beispiel könnte man eine kreative Schnitzeljagd ohne große Ausgaben für Locations oder Hotels organisieren. Bei SPARKS und unseren beiden Standorten müssen wir jedoch ein gewisses Budget, das der Gesetzgeber vorgibt, einplanen. Hier gilt es, abzuwägen, welche Elemente Priorität haben – die Location, der DJ, die Optik, die Deko, das Catering? Es geht auch darum, zu überlegen, was man selbst in die Hand nehmen kann, um Budget zu sparen.
Frage: Was war dein erstes Event bei SPARKS und was hat sich verändert?
Antwort: Die Eventtradition bei SPARKS begann bereits vor meiner Zeit, insbesondere durch das Engagement von Brigitte. In den Anfangsjahren waren die Events sicherlich kleiner, da die Belegschaft noch nicht so groß war. Mit dem stetigen Wachstum von SPARKS haben sich jedoch die Rahmenbedingungen und die Größe der Events verändert.
Mein erstes Event für SPARKS war das Sommerfest 2019 auf der MS Renate – ein Schiff, das die Donau entlang fährt. Seitdem hat sich viel entwickelt und verändert, vor allem in Bezug auf die Größe der Events.
Frage: Was sind die wichtigsten Schritte bei der Auswahl einer geeigneten Location für ein Firmenevent?
Frage: Was sind die wichtigsten Schritte bei der Auswahl einer geeigneten Location für ein Firmenevent?
Antwort: Bei der Auswahl der Location gibt es einige entscheidende Schritte. Mein persönlicher Ansatz ist es immer, eine exklusive Eventlocation zu finden, die für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neu und aufregend ist. Der Gedanke dabei ist, dass es für viele das erste Mal ist, diese Location zu besuchen.
Der zweite Schritt besteht darin, die Machbarkeit in Bezug auf Größe und Kosten zu prüfen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die ausgewählte Location sowohl Platz für die gewünschte Gästezahl bietet als auch im Budgetrahmen liegt. Nachdem wir eine Auswahl getroffen haben, überlegen wir uns den groben Rahmen des Events, einschließlich des Zeitraums und eines möglichen Mottos.
Wir beginnen dann mit dem Sammeln von Informationen zu verschiedenen Locations, schauen uns die Preise an und prüfen die Bedingungen, beispielsweise in Bezug darauf, ob wir uns an einen bestimmten Caterer binden müssen. Anhand dieser Informationen wählen wir in der Regel die besten fünf Locations aus, die finanziell und von der Größe her passen. Die nächsten Schritte beinhalten die Erstellung eines kleinen Pitches für die Geschäftsführung, in dem wir die ausgewählten Locations und ein passendes Motto präsentieren.
Frage: Macht dir die Organisation von Events noch Spaß? Welcher ist der spannendste Teil beim Planen und Organisieren?
Antwort: Definitiv, mir macht die Organisation von Events jede Menge Spaß! Es ist auch eine herausfordernde Aufgabe, besonders weil die Ansprüche von Jahr zu Jahr steigen.
Der spannendste Teil für mich liegt weit vor dem eigentlichen Event – nämlich in der Ideensammlung, wie ich bereits in meiner vorherigen Antwort erwähnt habe. In dieser Phase fügt sich das Event in meinem Kopf Stück für Stück zusammen, und die Ideen können sich in komplett unterschiedliche Richtungen entwickeln.
Ein besonders toller Moment ist natürlich, wenn das Event dann tatsächlich stattfindet. Man sieht, was aus der Idee geworden ist und es ist immer spannend zu entdecken, was sich während der Umsetzung verbessert oder verändert hat im Vergleich zur ursprünglichen Planung.
Frage: Wie aufgeregt oder angespannt bist du eigentlich einen Tag vor einem Event?
Frage: Wie aufgeregt oder angespannt bist du eigentlich einen Tag vor einem Event?
Antwort: Generell würde ich mich als eher entspannt als aufgeregt einschätzen. Es gibt sicherlich eine gewisse Anspannung, aber ich habe aus Erfahrung gelernt, dass am Ende alles irgendwie immer funktioniert. Alles, worauf wir Einfluss haben, klappt in der Regel. Das, was mir möglicherweise Sorgen bereiten kann, ist beispielsweise das Wetter.
Frage: Welche sind deine Top Event-Locations, die du im Laufe der Jahre entdeckt hast?
Frage: Welche sind deine Top Event-Locations, die du im Laufe der Jahre entdeckt hast?
Antwort: Bei den SPARKS-Feiern gibt es keine feste Rangliste und jedes Event, jede Location hatte ihren eigenen Charme und wäre sonst nicht von Brigitte und mir ausgewählt worden (grinst). Aber es gab definitiv einige ungewöhnliche bzw. nicht alltägliche Locations. Die bereits erwähnte MS Renate, ein Schiff, auf dem wir ein Sommerfest veranstaltet haben, war ein besonderes Highlight.
Das Kavalier Dalwigk in Ingolstadt, wo wir unser Sommerfest 2023 gefeiert haben, ist ebenfalls super. Die Location ist eine ehemalige Geschossfabrik und Geschützgießerei und hat eine einzigartige Dachterrasse und Blick auf die Donau. Die Location hatte ich aufgrund der Rooftop-Option schon lange vor meiner SPARKS Zeit im Blick, und nach einem Umbau war sie schließlich die perfekte Wahl.
Ein weiterer herausragender Ort ist das co:lab in Ingolstadt. Es ist ideal für Festivalvibes. Die Verbindung zur Natur mitten in der Stadt macht diese Location besonders und hat sich als perfekte Kulisse für unser 10 jähriges Jubiläum erwiesen.
Frage: Welches Event ist dir besonders in Erinnerung geblieben? Hast du einen Favoriten?
Frage: Welches Event ist dir besonders in Erinnerung geblieben? Hast du einen Favoriten?
Antwort: Das Event, das mir besonders im Gedächtnis geblieben ist und zu meinen Favoriten zählt, ist definitiv unser 10 Jahre SPARKS Festival. Es war nicht nur das größte Event in Bezug auf den Planungsaufwand, sondern es ist uns auch wirklich hervorragend gelungen. Das Festivalflair, das wir kreieren wollten, kam super zur Geltung.
Frage: Welche Trends oder Veränderungen hast du bei der Organisation der Firmenevents im Laufe der Jahre beobachtet, und wie beeinflussen sie deine Arbeit?
Antwort: Ein Aspekt, den ich im Laufe der Jahre beobachtet habe, ist die Inflation, insbesondere in Bezug auf die Kosten. Wie bereits besprochen, ist das Budget ein entscheidender Faktor, und die steigenden Preise stellen eine Herausforderung dar.
Zudem ist der eigene steigende Anspruch sowie der Anspruch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Herausforderung. Jedes Event muss die vorherigen toppen, was die Arbeit natürlich anspruchsvoller macht. Mit der inzwischen sehr großen Belegschaft haben wir auch viele unterschiedliche Personen mit verschiedenen Geschmäckern, Vorlieben und Vorstellungen. Die Aufgabe besteht darin, all dies unter einen Hut zu bekommen, insbesondere wenn man nicht immer dasselbe Eventkonzept umsetzen möchte.
Frage: Was ist am wichtigsten für ein gutes Event? Die Location, das Essen, die Musik?
Frage: Was ist am wichtigsten für ein gutes Event? Die Location, das Essen, die Musik?
Antwort: Das hängt stark vom Event ab. Bei unseren Firmenevents steht die Atmosphäre im Vordergrund. Da es sich nicht um eine klassische Business-Veranstaltungen handelt. Wir wollen Emotionen wecken und sicherstellen, dass die Leute Spaß haben. In diesem Kontext sind die Location und die Musik die entscheidenden Aspekte. Die Qualität von Essen und Getränken ist ebenfalls wichtig, trägt jedoch nicht zwingend zur Feierstimmung bei. Beim Food & Beverage Bereich achten wir darauf, dass wir besonders mit regionalen Anbietern zusammenarbeiten.
Frage: Mit welchem Essen liegt man bei jedem Event immer richtig?
Frage: Mit welchem Essen liegt man bei jedem Event immer richtig?
Antwort: Es gibt natürlich einen Unterschied zwischen Sommerfest und Weihnachtsfeier. Generell bin ich ein Fan von Fingerfood und kleinen Snacks. Diese ermöglichen es jedem, zu essen, wann und was er möchte und von allem ein bisschen zu probieren. Ein „go-to“ Essen, das immer gut ankommt und für die meisten passend ist, wäre wahrscheinlich etwas wie Pommes, Burger oder Pizza.
Frage: Welche 3 Songs dürfen auf keiner Partyplaylist fehlen?
Antwort: Bei SPARKS-Feiern dürfen auf jeden Fall Songs von Scooter und aus den 90ern nicht fehlen. Für mich persönlich eignen sich auch US-Hip-Hop-Songs aus den 2000ern sehr gut. Die Hits aus den 90ern und 2000ern sind allgemein bekannt und werden von vielen gefeiert. Diese Zeit passt auch gut zu unserem Team, da sie mit diesen Songs aufgewachsen sind. Klassiker wie von Flo Rida und Usher gehören definitiv dazu.
Frage: Was war das beste Event bei dem du als Gast dabei warst?
Antwort: Das beste Event, bei dem ich als Gast dabei war, ist wahrscheinlich das OMR Festival in Hamburg. Das wird organisiert von Online Marketing Rockstars, vielleicht kennt ihr es ja von Podcast. Das OMR ist ein riesen Festival mit über 70.000 Menschen, jeder Menge cooler Acts, Speaker und Unternehmen. Es ist eine bunte Mischung aus deutschen und englischen Speakern, Live-Auftritten und natürlich auch Party. Künstler wie KIZ, Hamburger Goldkehlchen und Macklemore waren zum Beispiel da. Du siehst Kai Pflaume, der gerade Monte interviewt, in der Halle nebenan ist plötzlich Steven Gätjen, und im Vorbeilaufen triffst du auf Mats Hummels. Dazu gibt es Messehallen mit allerlei interessanten Firmen wie Meta, TikTok und viele mehr.
Frage: Wie würde unser SPARKS Sommerfest aussehen, wenn du 100.000 Euro Budget dafür hättest?
Frage: Wie würde unser SPARKS Sommerfest aussehen, wenn du 100.000 Euro Budget dafür hättest?
Antwort: Mit 100.000 Euro würde ich es im Festival-Style gestalten, um möglichst viele Musikgeschmäcker anzusprechen. Ich stelle mir sogar vor, dass es über zwei Tage geht, mit verschiedenen Stages für unterschiedliche Musikrichtungen. Da wäre eine Hip-Hop-Bühne, eine Electro-Stage und vielleicht sogar eine für die Ballermann-Fans. Alles offen und bunt gemischt. Für den letzten Slot auf der Hauptbühne hätte ich definitiv Oli P. im Sinn. Ich habe ihn beim OMR Festival gesehen, und sein Set war einfach genial. Viel 90er-Musik, das würde perfekt zu SPARKS passen. Das wäre ein Fest, das keiner so schnell vergessen würde!
Frage: Was kannst du uns über das kommende Sommerfest 2024 verraten? Was erwartet uns in einem Wort?
Antwort: Wasser!